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湖北美术学院关于做好2021年度档案归档移交工作的通知

作者:时间:2022-04-02点击数:


学校各单位、机关各部门:

为了进一步做好学校档案工作,根据《湖北美术学院档案实体分类实施细则》,以及省档案局对我校档案评级工作的反馈意见,2021年度档案归档具体工作要求如下:

一、归档范围

1.文书档案。凡本单位(部门)在工作活动中直接形成的,能反映本单位(部门)工作和活动的,具有一定保存价值材料,均属本单位(部门档案的归档范围,具体参照《湖北美术学院档案实体分类实施细则》。

2.专题档案。按照《“十四五”湖北省档案事业发展规划》,围绕学校年度重点工作,做好 2021年度建党一百周年、新冠肺炎疫情防控、精准扶贫(乡村振兴、各院系纪念办学100 周年展览等专题档案的收集整理工作。同时做好2022年度专题档案的收集整理工作,包括但不限于学习中国共产党第二十次全国代表大会精神、学习中国共产党湖北省第十二次代表大会精神、新增博士学位授予单位建设专项工作、美术馆图书馆综合楼建设项目、乡村振兴等。

3.声像档案。归档的文件材料包括重要工作、重大活动、重点项目中产生的具有保存价值的各种光盘、照片、音视频等材料(归档范围详见附件一。各院系务必要将毕业照归档,并提交电子版照片。

4.实物档案。以学校名义获得省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册、重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物,应随相关纸质文件同时归档。

二、归档要求

1.高度重视档案归档工作。各单位(部门是学校档案工作的源头,要高度重视并切实做好年度档案归档工作。

2.归档文件材料齐全完整,原则上原件归档。移交时应办理好交接手续,交接双方认真清点验收文件材料,填写移交清单目录一式三份,经单位(部门负责人审签后,双方签字盖章。(附件二)

3.加强专题档案的归档。专题档案的归档是2021年度归档的重要内容,注重在日常工作中的收集和积累,专盒存放。请学校办公室、党委组织部和发展规划处等相关部门对2022年度专题档案归档工作提前谋划部署,待会议、专项工作结项两个月内将相关材料整理归档。

4.加强对声像档案和实物档案的收集。归档的数码照片应是直接拍摄形成的原始图像文件,一般不进行修改,为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档;照片类电子文件以JPG、TIF格式归档;录音类电子文件以 WAV、MP3 格式归档;录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI 等格式归档。声像档案一般自形成起三个月内向档案馆提交归档,不跨年度移交,也可以随时在线归档。

5.加强对项目档案的规范整理。学校对科研成果、基建工程、购置大型设备等进行验收时,必须要有档案馆人员或部门兼职档案员参加并在验收单上签字。形成的项目材料必须成套完整。

三、移交时间地点

移交时间:各单位(部门)于 2022430日前完成档案归档移交工作。科研项目在完成验收后两个月内归档,基建项目在完成验收后三个月内归档。

移交地点:行政楼 120

联系人:沈茜 张凯  王灿(027-81317919)

学校档案馆将进一步加强对全校档案归档工作的业务指导及咨询服务工作。现将湖北美术学院专、兼职档案管理员信息表(附件三),如有岗位变动或人员调整请及时告知档案馆。


附件一:《声像档案的归档范围》

附件二:案卷移交目录模板

附件三:湖北美术学院专、兼职档案管理员信息表


           湖北美术学院

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