湖北美术学院关于做好2020年度

档案归档移交工作的通知

学校各单位、机关各部门：

档案工作是学校发展的基础性工作，具有重要的现实意义和深远的历史意义。今年学校启动了档案评级工作，各单位（部门）要充分认识归档工作的重要性，强化档案工作意识，落实档案工作职责，提高档案归档质量。

现就做好2020年度档案归档移交工作具体通知如下：

一、归档范围

1.凡本单位（部门）在工作活动中直接形成的，能反映本单位（部门）工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料，均属本单位（部门）档案的归档范围，重点做好本单位（部门）举办的重大活动及重要工作资料的归档工作。各单位（部门）应对照《湖北美术学院档案实体分类实施细则》（湖美档字〔2020〕1号），并结合近年工作实际进行整理。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档，各院系务必要将毕业照归档，同时要备注好人员姓名，并提交电子版照片。（具体要求详见附件二）

3.以学校名义获得省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物，应随相关纸质文件同时归档。

4.根据评级建设要求，今年归档材料中学校重大活动须单独归档，如扶贫工作、防疫工作等，请相关部门在归档时，将此项工作单独制作归档清单进行移交。

二、归档要求

1.档案是各项活动的真实记录，集中反映了学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位（部门）是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。

2.兼职档案员要严格执行单位（部门）立卷制度，确保归档文件材料齐全完整、整理规范，并按时移交档案馆。归档材料必须制作归档材料清单，移交档案时清单一式三份，移交单位、档案馆签字备存。立卷归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。若需要留用归档文件，应复印备用，将原件移交档案馆。OA系统等打印出的文件材料必须加盖部门公章和骑缝章。

3.归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。学校机关职能部门的红头文件须一式两份，并附上底稿、领导签发文笺。电子文件归档文件夹须以单位（部门）名称命名，文件夹内子文件以目录中名称命名，做到目录、纸质档案、电子档案相对应、相一致。照片档案须对每张照片的拍摄时间、事由、人物、地点等要素进行简要说明。

4.在对文件进行整理、归档过程中，如有疑问，请及时与档案馆联系，共同做好档案立卷归档工作，确保各门类档案完整、规范归档。

三、归档程序

1.移交档案：为提高档案归档工作效率、质量，加快推动档案数字化，各单位（部门）兼职档案员将归档材料分盒整理，制作材料清单目录，做好立卷工作后移交档案馆。后期由档案馆统一进行系统录入和数字化工作，已经录入系统的案卷请在目录清单中进行备注。

2.档案立卷：档案馆将档案统一录入系统，数字化后形成正式移交目录清单，对照之前移交材料清单，双方进行核实签字。

3.归档移交时间：

2020年度档案请于2021年6月30日前完成材料移交工作。如有补充往年档案的，请各单位（部门）一并完成材料补充工作。归档工作结束后，将及时对各单位（部门）归档情况进行通报。

学校档案馆将进一步加强对全校档案归档工作的业务指导及咨询服务工作。现将湖北美术学院专、兼职档案管理员信息表（附件一）附后，如有岗位变动或人员调整请及时告知档案馆。

四、移交地点

移交地点：行政楼116室

联系人：王 灿  张  凯（027-81317919）

附件一：详见OA文件

附件二：毕业生合影照片归档须知

（一）归档范围：

1、种类应届毕业生集体合影照片；

2、往年未归档的毕业生合影可补充归档。

（二）照片整理要求：

1、毕业生集体合影应以班级为单位拍摄；如有年级合影也可归档；

2、照片规格8寸（20.3cmX15.2cm）彩色照片（人数多加长的除外），图像清晰，照片正上方注明如“湖北美术学院2014届XX学院XX专业XX班毕业生合影”和拍摄时间（时间格式用8位阿拉伯数字，如20140520）；

3、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致，电子版照片为jpg格式；

4、纸质照片反面需附上照片文字说明（见模版）。

毕业照反面文字说明模版

拍摄地点：***

摄影者：***  

姓名（从左至右）：第七排：张某某 李某某 王某某„

第六排：刘某某 李某某 赵某某

…… „„„

第一排：张某某 李某某 王某某

注：领导和教师须标明，如第一排从左至右：张某（学院副书记）、李某（学院院长）、张某（**学工办老师）、王某（**课教师）

湖北美术学院

2021年5月27日