学校各单位、机关各部门：

档案工作是学校发展的基础性工作，具有重要的现实意义和深远的历史意义，希望各单位（部门）充分认识归档工作的重要性，强化档案工作意识，落实档案工作职责，提高档案归档质量。

下面就进一步做好2019年度档案归档移交工作的具体事宜通知如下：

一、归档范围。

1.凡本单位（部门）在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位（部门）档案的归档范围，重点是做好本单位（部门）举办的重大活动及重要工作资料的归档工作。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3.以学校名义获得省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

4.各部门单位应对照《湖北美术学院档案实体分类实施细则》（湖美档字〔2020〕1号），并结合近年工作实际进行整理。

二、归档要求。

1.档案是各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位（部门）是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。

2.兼职档案员要严格贯彻部门立卷制度，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时移交档案馆。立卷归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。若需要留用归档文件，应复印备用，将原件移交档案馆。OA系统等打印出的文件材料必须加盖部门公章和骑缝章。

3.归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。学校机关部门正式红头文件一式两份，并附上底稿、领导签发文笺。电子文件归档文件夹以单位（部门）名称命名，文件夹内子文件以目录中名称命名，做到目录、纸质档案、电子档案相对应。照片档案要做出每张照片的拍摄时间、事由、人物、地点等简要说明。各系部毕业照还需提交电子版照片。

4.在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案馆的沟通联系，共同做好档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。

三、归档程序。

1.移交档案：为提高档案归档工作效率、质量，加快推动档案数字化，各部门兼职档案员将归档材料分盒整理，制作材料清单目录，做好立卷工作后移交档案馆。后期由档案馆统一进行系统录入和数字化工作，如各部门已经录入系统的案卷请在目录清单中进行备注。

2.档案立卷：档案馆进行录入后形成移交目录清单，双方进行核实签字。

3.归档移交时间：

受疫情影响，2019年度档案请于2020年10月30日前完成材料移交工作。往年档案补充的请各单位（部门）一并完成材料补充工作。归档工作结束后，将及时对各单位（部门）归档情况进行通报。

学校档案馆将进一步加强对全校档案归档工作的业务指导及咨询服务工作。各单位（部门）在归档过程中如遇问题，请及时与档案馆联系。

四、移交地点。

行政楼119室

联系人：王 灿 张 凯（027-81317919）