第一章  总 则

   第一条　为了加强对学院档案工作的领导，加强档案的收集、整理和管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》和《艺术档案管理办法》，特制定本办法。

   第二条    本办法所称的档案是指学院（各职能部门和个人）在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

   第三条　档案工作是学院工作的重要组成部分；是办好学校的重要基础工作之一；是衡量学校管理工作的重要尺度；是维护学院历史真实面貌的重要事业。

第二章　档案管理体制和工作任务

   第四条   学院档案工作由档案工作委员会领导。院档案馆（系副处级建制）既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的科学文化事业机构和档案信息中心。其业务上接受湖北省档案局和省教育厅的指导、监督和检查。

   第五条   学院由一名院领导分管学校档案工作。档案馆集中管理全院各门类档案，负责对全院档案工作实行统筹规划、制定和完善规章制度，统一管理，实行指导、监督和检查。各院、系、所、处级单位由一名负责人分管本单位的档案工作，并根据需要在本单位设专职或兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。各级领导都应当加强对档案工作的领导，必须把档案工作纳入学院整体发展规划；纳入议事日程；纳入教学、科研和管理人员的职责范围。 

   第六条  学院档案馆的具体任务是:

    1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作；

    2、制定学院档案事业发展计划，建立健全学院各类档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

    3、负责接收（征集）、审核、管理、保管、鉴定、利用、统计全院不同载体的各类档案及有关资料；

    4、负责编制检索工具，编辑档案参考资料，开展档案的开放和利用工作；

    5、参加学院信息网络整体建设和档案工作的信息网络化建设，加强档案信息化基础设施建设；建立和完善各类档案信息数据库；建立和维护档案馆主页，开展网上预立卷、查询档案等信息服务，提高档案信息资源的共享水平。

    6、建立和建全学院档案工作网络，监督、指导各系、部、处档案工作，组织全院专（兼）职档案工作人员的业务培训；

    7、开展档案学术研究和交流活动；

    8、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

    9、承办并管理校史展览馆及有关档案宣传展厅；

    10、完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

    第七条　学院各职能部门专（兼）职档案人员工作职责：

    1、贯彻执行档案工作的政策和规定；

    2、负责制定本部门档案工作规章制度、工作计划并组织实施；

    3、按归档范围和立卷要求将本部门形成的文件材料进行整理、立卷、归档，保证本部门档案的完整、准确、系统、安全和保密；

    4、参加档案业务学习和培训，接受档案部门的业务指导和检查，按归档时间向学院综合档案室移交档案材料。

   第八条　档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，严守国家机密，确保档案实体安全，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和科学文化知识。 

   第九条   档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员应保持相对稳定。

第三章  文件材料的形成和归档

   第十条   学院档案馆应建立和完善本院各门类档案管理实施细则、归档范围和保管期限表。 

   第十一条  学院各职能部门或个人在其从事教学、科研、党政管理等活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的不同载体的各类文件材料，必须按规定向档案馆移交，实行集中管理，任何部门和个人都不得据为已有或者拒绝归档。对国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式进行管理。

   第十二条　各门类档案归档文件材料包括纸质、图片、照片、底片、胶片、磁盘、光盘、录音带、录像带、实物以及各种数码设备生成的电子文件（各种格式的全文电子文件、扫描图像文件、扫描照片、数字化的视频和音频文件等）。

   第十三条  学院实行档案文件材料形成部门立卷归档制度，实施电子文件在线归档、移交进馆。各类载体文件材料由各职能部门兼职档案员按文件材料的自然形成规律收集、整理、分类后通过校园网登陆到档案馆档案管理系统，直接输进档案管理软件系统并转入数据库，电子文件也同时上载到档案馆的服务器中存储。学院档案馆负责指导立卷和归档工作。

   第十四条   学院按国家规定贯彻执行“归档双轨制”，即纸质文件和电子文件同步归档。由部门立卷人将纸质文件材料整理成卷；将各种数码设备生成的电子文件刻成光盘；填写移交目录，经部门负责人审查、签署意见后向档案馆移交。

   第十五条  学院对科研成果、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还须要部门领导审签。

   第十六条   归档要求：

    （一）、归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，主件与附件，正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠，手续完备。需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的，盖章签字后方能归档。立卷人应要做好鉴别真伪档案的工作。

    （二）、归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，一律用碳素墨水或黑墨水书写。声像档案应内容清晰，并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。

    （三）、各类档案归档时间：

    党政管理类档案在形成档案次年的4月30日前；教学类档案在当学年度的9月30日前；科研项目档案在项目评审验收后3个月内；基建房地产工程档案在工程竣工验收后6个月内；设备档案在设备仪器开箱验收投入使用后2个月内；会计档案在形成档案的第2年6月30日前；其他各类档案在形成档案次年的4月28日之前。

    （四）、归档份数

    1、学院印发的正式文件一式三份，并附上底稿、领导签发文稿单、电子文件一份。

    2、其他各类档案原件一式一份，重要的一式二份、电子文件一份。

    （五）、归档时交接双方应认真负责，清点验收文件材料，填写移交清单目录一式二份，并办理好交接手续。

第四章  经费、设备和库房

   第十七条   根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》规定，学院档案馆所需经费，应单独立项，列入学院预算。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

   第十八条   学院要有计划地为档案馆配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、数码照相机、空调、去湿机、密集架等等适应档案现代化管理需要的设备。

   第十九条   根据学校的发展规模、馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要，应当将学院档案馆建设成定位明确、设计合理、起点较高、功能齐全、设施先进，具有浓厚艺术文化底蕴、美术特色和现代气息的开放性的档案馆。在使用方面要符合功能、安全、卫生等方面的基本要求。

   第二十条   档案库房应有专人负责，定期检查档案的保管状况， 做到专馆、专柜和专人保管档案。 库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第五章  档案管理

   第二十一条   学院档案馆要按照国家标准化、规范化的要求，对档案进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具。

   第二十二条   学院档案馆采用计算机档案管理系统管理各门类档案。利用现代科学技术，逐步建设档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等各类数据库，实现馆藏档案的数字化。

   第二十三条   学院档案馆档案计算机管理系统应纳入校园网管理信息系统和办公自动化系统，加强电子文件、电子档案的规范化管理，建立和完善各类档案信息数据库；建立档案馆主页，开展网上查询档案、现行文件等信息服务，做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。

   第二十四条  学院档案馆应做好档案的保护工作；要研究和改进档案保护技术，对褪变和破损的档案，应采取抢救措施，进行修复或复制。 

   第二十五条 学院档案馆要定期做好档案的鉴定和销毁工作。凡需销毁的档案应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管院领导审批。销毁档案时要指定专人监销。

   第二十六条   学院档案馆应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。并按有关规定，向上级主管部门报送学院档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的开放和利用

   第二十七条   学院档案馆根据档案的保密程度，向全院以至社会开放属于开放范围的档案。末开放的档案，仅供学校内部利用；机密档案，严格按国家有关保密法控制使用。 

   第二十八条   学院档案馆应设立专门阅览室，提供检索工具和复制设备，为档案的开放和利用创造良好的外部环境。编制开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南等，并在校园内开展档案信息资源利用服务。

   第二十九条   凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的，并经档案馆同意后，均可查阅利用档案，并可进行摘录和复制，档案的复制一般应由档案馆负责办理；未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案的，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。

   第三十条   馆藏档案属于下列情况之一者不宜开放：

    （一） 涉及党和国家秘密的；

    （二） 涉及专利或技术秘密的；

    （三） 涉及个人隐私的；

    （四）档案形成部门规定限制利用的；

   第三十一条  对借出档案，档案馆要定期催还，发现损坏或丢失应写出书面报告，根据不同情况，报学院按规定严肃处理。

   第三十二条   如需利用的档案涉及党政机密或科研机密，须经学院有关领导批准或征得课题负责人同意。利用个人档案时须征得档案所有者同意

   第三十三条　根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定，学院档案馆在提供档案复制和咨询服务时，按规定收取档案复制费和利用费。

第七章奖励与处罚

   第三十四条  学院档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对成绩突出的档案工作人员，应由学院给予表彰和奖励。

   第三十五条    对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。 

第八章  附 则

   第三十六条　本办法由学院档案馆负责解释。