学校各单位、机关各部门：

为进一步做好2022年各单位（部门）文件材料归档工作，根据《湖北美术学院档案实体分类实施细则》，现将有关要求通知如下：

一、归档范围

1.文书档案。凡本单位（部门）在工作活动中直接形成的， 能反映本单位（部门）工作和活动的，具有一定保存价值材料， 均属本单位（部门）档案的归档范围，具体参照《湖北美术学院档案实体分类实施细则》。

2.专题档案。按照《“十四五”湖北省档案事业发展规划》， 围绕学校年度重点工作，做好2022年度新型冠状病毒肺炎（新型冠状病毒感染）防控、乡村振兴、学校内设机构改革等专题档案的收集整理工作。同时，围绕《湖北美术学院2023年度工作要点》，积极筹备 2023年度专题档案的收集整理工作，包括但不限于新增博士学位授予单位建设专项工作、本科教学审核评估专项工作、美术馆图书馆综合楼建设项目等。

3.声像档案。根据《声像档案归档范围》（附件1），包括重要工作、重大活动、重点项目中产生的具有保存价值的各种光盘、照片、音视频等材料。编写时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六要素文字说明。各院系务必要将毕业照归档，提交电子版照片，并对照片上人物姓名及方位、领导职务等做好文字说明。

4.实物档案。以学校名义获得省级以上证书、奖牌、奖杯、 奖状、锦旗、光荣册、重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物，应随相关纸质文件同时归档。

二、归档要求

1.高度重视档案归档工作。各单位（部门）是学校档案工作 的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作，每个人要主动将工作中形成的和收到的具有保存价值的文件材料交本单位（部门）兼职档案员归档。

2.归档文件材料齐全完整。有文号的文件按文号顺序排列；无文号的，以内容分类，按时间顺序排列。文件处理签、正文、附件不得缺失。归档文件材料签字、盖章手续齐备。归档文件必须是原件，复印件原则上不得归档。书写材料具有耐久性，一般为黑色钢笔或签字笔。涉密文件不纳入归档范围。

3.加强专题档案归档。重视专题档案归档，注重在日常工作中的收集和积累，专盒存放。相关单位（部门）应对 2023 年度专题档案归档工作提前谋划部署，待会议、专项工作结项两个月内将相关材料整理归档。

4.加强对声像档案和实物档案的收集。归档的数码照片应是 直接拍摄形成的原始图像文件，一般不进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修 改的数码照片不能作为档案归档。照片类电子文件以 JPG、TIF 格式归档；录音类电子文件以 WAV、MP3 格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI 等格式归档。

5.加强对项目档案的规范整理。学校对科研成果、基建工程、 购置大型设备等进行验收时，必须要有档案馆人员或部门兼职档案员参加并在验收单上签字。形成的项目材料必须成套完整。

三、移交要求

1.移交时间：各单位（部门）党群、行政、教学、外事、出版等档案于2023年4月30日完成移交，以便开展下阶段档案数字化整理与加工工作，档案馆原则上逾期不再接收，待下一年度集中归档时间进行接收。

入学登记表和学生卡片、毕业生登记表和毕业生合影等学生档案，在2023年12月底前或2024年6月底前归档。科研项目在完成验收后两个月内归档，基建项目在完成验收后三个月内归档。声像档案自形成起三个月内归档，不跨年度移交，也可以随时在线归档。实物档案随时归档。

2.移交地点：行政楼116室。

3.移交时交接双方应办理好交接手续，认真清点验收文件材料，填写《案卷文件移交目录》（附件2）一式三份，经单位（部门）负责人审签后，双方签字盖章。

档案馆将在2023年6月向全校通报各单位（部门）归档情况，并将其作为各单位（部门）档案工作考核量化评议重要考核指标。

档案馆进一步加强对全校档案归档工作的业务指导及咨询服务工作。归档过程中遇有疑难问题，可随时与档案馆联系。《湖北美术学院专、兼职档案管理员信息表》（附件3）中如有岗位变动或人员调整，请及时填写《湖北美术学院兼职档案员推荐表》（附件4）向档案馆报备。

联系人：沈茜 张凯 王灿，027-81317919

附件：1.声像档案归档范围

2.案卷文件移交目录

3.湖北美术学院专、兼职档案管理员信息表

4.湖北美术学院兼职档案员推荐表

湖北美术学院

2023年3月7日