湖美档字〔2018〕1号

湖北美术学院

关于进一步做好2016年度档案归档移交工作及做好2017年度档案归档移交工作的通知

学校各单位、机关各部门：

截止到2018年3月，全校共有21个职能部门，2个教学单位完成或基本完成2016年度的档案移交归档工作，进库档案共计2385卷。其中学校办公室、党委组织部、学生工作部、研究生处、教务处、人事处、后勤管理处、团委移交材料齐全，归档资料完整。

档案工作是学校发展的基础性工作，具有重要的现实意义和深远的历史意义，希望各单位（部门）从长远发展的大局出发，充分认识归档工作的重要性，强化档案工作意识，落实档案工作职责，提高档案归档质量。

下面就进一步做好2016年度档案归档移交工作及做好2017年度档案归档移交工作的具体事宜通知如下：

一、归档范围。 

1.凡本单位（部门）在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位（部门）档案的归档范围，重点是做好本单位（部门）举办的重大活动及重要工作资料的归档工作。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3.以学校名义获得省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

二、归档要求。

1.我校产生的各类档案是我校各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位（部门）是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。兼职档案员应整理好材料，认真审核归档内容，打印出的文件材料必须加盖部门公章，确保归档材料真实有效。

2.各单位（部门）要严格贯彻部门立卷制度，进一步加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时移交档案馆。立卷归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。若需要留用归档文件，应复印备用，将原件移交档案馆。

3.先整理好纸质材料，并做好网上预立卷，将归档材料的条目根据档案管理软件的使用方法，并录入系统。

4.归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。学校机关部门正式红头文件一式两份，并附上底稿、领导签发文笺、电子文件一份。

5.在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案馆的沟通联系，共同做好档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。

三、归档程序。 

1.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续：归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,经办双方签字（移交部门需部门负责人签字）后各留一份备查。移交纸质档案时，其对应档案材料电子版、归档目录的电子版一并移交档案馆。

3.归档移交时间：

还未移交2016年度档案的单位（部门）以及材料需完善的单位（部门），请于2018年4月30日前完成归档移交工作。

2017年度档案请各单位（部门）于6月30日前完成归档移交工作。

归档工作结束后，将及时对各单位（部门）归档情况进行通报。

学校档案馆将进一步加强对全校档案归档工作的业务指导及咨询服务工作，并将于4月初开展一次兼职档案管理员工作培训。各单位（部门）在归档过程中如遇问题，请及时与档案馆联系。

四、移交地点。

行政楼119室

联系人：李小玲（027-81317919）

湖北美术学院

2018年3月2日

  湖北美术学院                     2018年3月2日印发