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湖北美术学院档案归档工作规范
发布时间:2013-06-05 来源:档案馆 点击次数:
 

第一章  总 则

第一条 为了实现档案工作规范化,提高科学管理水平,做好我院文件材料归档工作,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家教育部《高等学校档案工作规范》等有关规定,结合本院实际,特制定本办法。

第二条 我院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成并办理完毕,应作为档案保存的各种纸质文件材料和电子文件,都必须实行集中统一管理,确保档案的完整,准确、系统和安全,便于开发利用。

第三条 我院实行材料形成部门归档制度。各部门要把归档工作纳入本部门总体工作计划,纳入管理制度,纳入本部门负责人的职责范围,纳入兼职档案员岗位责任制,在布置、检查、总结、验收工作的同时,布置、检查、总结、验收档案归档工作。

第二章  原则及要求

第四条 本院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料,由部门兼职档案员进行收集整理,按照《湖北美术学院档案归档工作规范》、《湖北美术学院档案归档范围和档案保管期限表》的有关规定定期向档案馆移交。

第五条 归档文件应按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目,使之有序化。

第六条 归档文件的质量要求。

一、归档文件应收集齐全完整;

二、归档的文书材料应符合文书处理的基本要求,手续完备,书写材料利于长期保存;

三、各种载体的电子文件要与纸质材料同步归档,归档时要求光盘或磁盘表面清洁、无划痕,内容完整、真实、有效、无病毒、可识别。

第三章 归档文件材料的整理方法

第七条 归档文件整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的原则。

第八条 各部门文书类归档文件的整理单位与装订一般以件为主。

一、整理

1、党政管理文件以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件:文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文(或去文)与复文可为一件;各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件;简报一期一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件;重要文件(如法律、法规等)须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿(包括定稿)为一件。

2、科研、基建、设备、财会、人事、学籍等成套的专门档案,其文件材料的整理按上级有关规定执行;

3、电子文件按《湖北美术学院电子文件管理暂行办法》办理。

二、装订

1、归档文件装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文(或去文)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文字文本在后。文件处理结果在前,请示、报告在后。

2、凡破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印;

3、归档的文书材料禁止使用“三色笔”(彩色笔、圆珠笔、铅笔等),所有字迹不得超过装订线,办公用纸一般采用A4型;

4、各种载体的电子文件要有真实性、完整性、安全性和可识别性。

5、永久、30年保管的档案必须去掉金属物,10年保管的档案可保持原装订方式。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可保持原貌不变

6、装订采用左侧装订,文件材料左、下侧应对齐。一般采用不锈钢订书钉或不锈钢夹装订,对于较厚的材料采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌,不得随意裁切文件。

7、装订时,每件文件材料一般使用薄型斜口无酸纸封套,再顺序装入无酸纸档案盒,特别厚的档案可直接装入档案盒。

第九条 归档文件的分类

分类是指全宗内归档文件的实体分类按《湖北美术学院档案实体分类表》执行。归档文件一般采用“年度一问题一保管期限”的三级分类方法进行分类;同一单位采用的分类方法要保持前后一致,相对稳定。

一、分年度:将归档文件按其形成年度分开。跨年度的会议文件,归入闭幕年。来文与复文跨年度并作为一件时,放在复文年;

二、分实体:将同一年度的归档文件按问题(实体)分开。我院档案实体划分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、人事、学生、声像、实物、电子文件等十五大类;

三、分保管期限:将同一年度、同一问题(实体)的归档文件的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十条 归档文件的排列

将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列。

一、归档文件的排列应坚持“事由”原则,同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面,具体业务工作形成的文件材料排在后面。

二、同一事内由内归档文件的排列。一般按文件形成时间的先后顺序排列,也可按文件的重要程度排列,重要的、结论性的文件在前,其它在后。

三、不同事由办结时间的先后顺序排列:

1、按不同事由办结时间的先后顺序排列;

2、按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其它工作形成的排在后面,或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作的排在后面;

3、按事由具有的共同属性分别集中排列。一是按责任者或承办部门分别集中排列;二是按照不同问题分别集中排列;

4、会议文件、统计报表、基建、设备、财会等成套性文件集中排列。短期保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。

第十一条 归档文件的编号

一、 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号。并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以。每件文件分别编写页号,正面编在右上角,反面编在左上角。

二、归档章设置全宗号、年度、问题(机构)、件号、保管期限(档案馆按规定式样统一刻制)、室号、总页数。归档章各项目的填写方法:

1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

2、年度:填写文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“1999”。

3、保管期限:标注归档文件保管期限简称。永久为“永”,定期为“30年”、 “10年”。

4、件号:归档文件在同一保管期限(即分类方案的最低一级类目)内的排列顺序号。一般规定各单位同一年度里、同一问题的、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。

5、馆编件号:按进馆要求编注。

6、问题:直接填写问题的类名。

7、总页数。

四、归档章一般盖在归档文件首页中间的空白位置,不要压盖文件字迹或与批示文字等重叠。

五、归档章用红色印泥加盖,归档章内容要用耐久性书写材料填写,要求字迹公整、清晰。

第十二条 编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件编目工作由档案管理系统软件辅助完成。归档文件目录应做到准确、全面、详细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。 

归档文件目录各项目的具体填写方法:

1、件号:填写室编件号。

2、责任者:填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长,可写通用的简称。责任者填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称,不能写本院、本单位等

3、文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号组成,须完整录入,如“湖美院字[2003]30号”。

4、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,应自拟标题,自拟标题外加方括号。

5、 日期:填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日,如“19990528”。

6、页数:填写每一件归档文件的总页数,文件中有文字、图表的页面为一页,空白页不计数。

7、备注:填写归档文件的变化情况及其他有必要说明的问题。

8、归档文件目录统一用A4纸打印,表格格式统一,装订成册,一般一年一本。用档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到软盘上交院档案馆,本部门也应保留一份。

归档文件的检索标识项目为:“全宗号一年度一问题一件号”。

第十四条 装盒

一、装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。档案盒应采用无酸纸制作,统一由档案行政管理部门监制。

二、档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。档案盒脊项目可根据档案盒摆放方式的不同(横放或竖放)设置在底边或侧边。

三、档案盒封面及盒脊项目的填写:

全宗号:学院档案馆的编号。

年度:归档文件材料的形成年度。

保管期限:填写盒内文件所属保管期限,用汉字全(简)称表示。

问题:填写分类方案中相应的问题的类目名。

盒号:指档案盒的排列顺序号,部门不用填写盒号,在档案移交进馆时按进馆要求填写。如果档案室认为有必要填写盒号,可用铅笔填写。

起止件号:填写盒内档案的起始和终止件号,即盒内排列在最前面的第一份文件和最后的一份文件的件号,中间用“一”号连接。

四、盒内备考表及填写:备考表置于全盒文件末尾,每个档案盒必须放置。备考表用来说明盒内文件状况。备考表项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。

盒内文件情况说明:填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日  期:填写归档文件整理完毕的日期。

第十五条 归档文件的移交

学院各部门分管负责本部门的归档工作;各部门兼职档案员在完成上述工作后负责向档案馆移校档案并办理交接手续。

第十六条 档案馆负责对归档档案进行科学排架、管理。

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